La factura electrónica, explicada desde cero
Qué hace que una factura sea «electrónica», por qué los gobiernos la están haciendo obligatoria, los cuatro modelos que usan los países, qué hay dentro del fichero, y una misma factura seguida por cuatro países para ver qué cambia de verdad.
Conceptos · Octubre 2026 · Para quien empieza con la factura electrónica
XML
el soporte habitual: un fichero estructurado con un sitio definido para cada dato
EN 16931
la norma europea que define qué debe contener una factura electrónica, revisada en 2026
2030
factura electrónica estructurada para el B2B transfronterizo dentro de la UE
no es una factura electrónica con las nuevas reglas: es una foto de una
Qué Es una Factura Electrónica, y Qué No
Datos, no un documento. Una factura electrónica se emite, envía y recibe en un formato estructurado que un sistema puede leer sin ayuda humana. La prueba no es si viajó por correo, sino si el sistema que la recibe entiende cada campo automáticamente, del NIF a la última línea.
Se imprime y se envía; el cliente la teclea.
Una foto digital de una factura en papel, normalmente por correo.
Datos en un formato acordado, de sistema a sistema.
Un PDF con el fichero estructurado dentro.
Una analogía
Una factura en PDF es como la foto de una hoja de cálculo: una persona puede leerla, pero para usar las cifras alguien tiene que volver a teclearlas. Una factura electrónica estructurada es la hoja de cálculo en sí: las cifras llegan listas para cruzarse, contabilizarse y pagarse.
Qué cambia cuando las facturas son datos
- Nada que teclear: el sistema del comprador la lee directamente, más rápido y con menos errores.
- Controles automáticos: un NIF que falta o un total mal calculado se rechaza antes de que nadie lo mire.
- Una copia para el Estado: si las facturas son datos, la administración puede recibirlas, incluso en tiempo real.
Tres ideas equivocadas
| Lo que se piensa | Lo que es cierto |
|---|---|
| «Ya mandamos PDF por correo, así que hacemos factura electrónica» | Con los nuevos mandatos, un PDF solo no es una factura electrónica |
| «Solo afecta a las facturas que emitimos» | La mayoría de mandatos cambian también cómo llegan las facturas de proveedores |
| «Una vez en marcha, está hecho» | Los formatos y las reglas se actualizan cada año, en cada país |
La factura electrónica es un tema de IVA
La factura es el documento que da al comprador el derecho a deducir el IVA. Por eso a los gobiernos les importa su formato, y por eso todo mandato de factura electrónica es, en el fondo, una medida de control del IVA. El impuesto en sí lo explicamos en <a href='#vat-explained'>El IVA, explicado desde cero</a>.
Por Qué Se Está Extendiendo
Durante décadas, la administración solo veía el IVA de una empresa como un total en una declaración periódica, meses después; el fraude y los errores se escondían en esos totales. La factura electrónica le permite ver cada operación cuando ocurre, y por eso se ha extendido de Latinoamérica a Europa, Oriente Medio y Asia en veinte años.
Los pioneros
Chile, México y Brasil hacen obligatoria la factura electrónica.
El sector público en la UE
Las administraciones públicas deben aceptar facturas electrónicas.
Italia
Autoriza de forma centralizada cada factura B2B.
La ola
Mandatos en toda Europa, el Golfo y más allá.
ViDA
Reporte digital de las operaciones transfronterizas en la UE.
El problema que ataca
- Operador desaparecido: IVA repercutido y cobrado que nunca se ingresa.
- Facturas falsas: deducciones sobre ventas que nunca existieron.
- Ventas no declaradas que se quedan fuera de la declaración.
Lo que permiten los datos en tiempo real
- Cruzar el IVA repercutido del vendedor con la deducción del comprador.
- Rechazar facturas de vendedores no registrados o suspendidos.
- Detectar anomalías en días en lugar de años.
Quién gana, y cómo
| Parte | Qué gana |
|---|---|
| Administraciones | Ver cada operación, detectar antes el fraude, reducir la brecha de IVA y, cada vez más, declaraciones prerrellenadas |
| Compradores | Nada que teclear, aprobación más rápida, cruce automático con pedidos y recepciones, descuentos por pronto pago |
| Vendedores | Facturas entregadas y confirmadas al instante, menos disputas, cobro más rápido |
| Todos | Menos papel, menos errores y un solo formato en lugar de cientos de diseños |
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El punto de inflexión europeo
Hasta 2025, los países de la UE necesitaban permiso de Bruselas para hacer obligatoria la factura B2B, y por eso solo Italia lo había hecho. El paquete ViDA, aprobado en 2025, eliminó ese requisito: desde abril de 2025 cualquier Estado miembro puede imponerla en su mercado interior, y desde el 1 de julio de 2030 la factura electrónica estructurada y el reporte digital serán la regla para el B2B transfronterizo en la UE. Los sistemas anteriores a 2024 deberán converger con el modelo europeo en 2035.
Cuatro preguntas ante cualquier mandato nuevo
- ¿Quién entra: qué contribuyentes, operaciones y umbrales, y desde cuándo?
- ¿Qué modelo y formato: autorización previa, red o reporte, y qué especificación?
- ¿Cómo nos conectamos: directamente, a través de un proveedor certificado o ambos?
- ¿Qué debe hacer el comprador: recibir, aceptar, reportar o rechazar en un plazo?
El coste de no hacer nada está cambiando
La factura electrónica voluntaria era una cuestión de eficiencia. La obligatoria es otra cosa: una factura en el formato equivocado, legalmente, no es una factura, así que el cliente no puede deducir el IVA y puede no pagar hasta que se reemita.
Los Cuatro Modelos
Quién ve la factura, y cuándo. Todo régimen nacional es una variante de cuatro modelos, que se diferencian en una pregunta: dónde se sitúa la administración, fuera del intercambio, en medio o al lado.
La factura va directamente del vendedor al comprador en formato estructurado; la administración solo la ve en una inspección o mediante ficheros periódicos.
La factura va primero a una plataforma pública que la valida; solo entonces es válida y se entrega al comprador. Una factura rechazada no existe.
Vendedor y comprador usan cada uno un punto de acceso; las facturas viajan por una red compartida como Peppol.
Un intercambio en red en el que los datos de la factura llegan además a la administración: la quinta esquina.
Cuatro esquinas
- Esquina 1: el vendedor
- Esquina 2: el punto de acceso del vendedor
- Esquina 3: el punto de acceso del comprador
- Esquina 4: el comprador
Cinco esquinas
Las mismas cuatro esquinas, más una quinta: la administración, que recibe los datos fiscales de cada intercambio, normalmente desde los puntos de acceso.
Cómo saber qué modelo usa un país
- ¿Necesita la factura un número o una aprobación del Estado antes de que la vea el comprador? Autorización previa.
- ¿Hay que usar un proveedor certificado en una red compartida? Red; cinco esquinas si además van datos al Estado.
- ¿Va directa al comprador, sin enviar nada al Estado? Control posterior.
La tendencia es converger
Los países con autorización previa están añadiendo redes, los de red están añadiendo reporte y la UE está normalizando el contenido. Los modelos convergen hacia «factura estructurada más datos al Estado», y por eso un diseño hecho para un país se traslada cada vez mejor al siguiente.
Dentro del Fichero
Una factura electrónica tiene dos capas: el modelo semántico (qué información contiene) y la sintaxis (cómo se escribe en un fichero). Europa normalizó la primera con la EN 16931 y admite unas pocas sintaxis para la segunda.
Los términos del formato
| Término | Qué significa |
|---|---|
| EN 16931 | La norma semántica europea: los datos básicos que toda factura electrónica debe poder llevar |
| UBL | La sintaxis XML más usada, la de Peppol y muchos sistemas nacionales |
| CII | La sintaxis de UN/CEFACT, usada sobre todo en Alemania y Francia |
| CIUS | La especialización nacional de la norma: reglas o campos extra que exige un país |
| Formatos híbridos | Un PDF con el XML incrustado, como ZUGFeRD o Factur-X |
| Formatos nacionales | XML propios de cada país, como FatturaPA en Italia o FA(3) en Polonia |
Lo que lleva el fichero
- Cabecera: número, fecha, tipo, moneda y referencias al pedido o contrato.
- Partes: nombres, direcciones, NIF e identificadores de red.
- Líneas: descripción, cantidad, unidad, precio, descuentos y códigos de clasificación.
- Impuestos: categoría, tipo e importe por línea y en total, y motivos de exención.
- Totales y pago: importes debidos, condiciones y datos bancarios.
- Seguridad: firmas, hashes, códigos QR o identificadores de la administración, según el país.
Así se ve, muy simplificado
<Invoice>
<ID>INV-2026-0142</ID>
<IssueDate>2026-09-28</IssueDate>
<DocumentCurrencyCode>EUR</DocumentCurrencyCode>
<AccountingSupplierParty> … tax number, name, address … </AccountingSupplierParty>
<InvoiceLine>
<InvoicedQuantity unitCode="C62">1</InvoicedQuantity>
<LineExtensionAmount currencyID="EUR">1000.00</LineExtensionAmount>
</InvoiceLine>
<TaxTotal>
<TaxAmount currencyID="EUR">210.00</TaxAmount>
</TaxTotal>
</Invoice>Fragmento ilustrativo de estilo UBL; una factura real lleva muchos más elementos y espacios de nombres.
La capa de seguridad cambia según el país
| Mecanismo | Se usa, por ejemplo, en |
|---|---|
| Identificador de la administración tras la autorización | Polonia (número KSeF), India (IRN), México, Brasil |
| Firma digital del vendedor | Chile, Turquía, Arabia Saudí |
| Cadena de hashes y contador | Arabia Saudí, Verifactu en España |
| Código QR en la copia visual | Portugal, India, Polonia (modo sin conexión), Arabia Saudí |
El formato es la parte fácil
Generar un XML válido es un problema resuelto. Rellenar cada campo obligatorio con datos reales (NIF, códigos de clasificación, unidades de medida, motivos de exención) es donde se va el tiempo de los proyectos, porque esos datos viven en maestros que nadie ha revisado en años.
Una Factura, Cuatro Países
La misma venta, cuatro recorridos. Tomamos la mesa de comedor de nuestro artículo sobre el IVA, vendida a una empresa por 1.000 € más IVA. El contenido es idéntico en todas partes; lo que cambia es el camino y el momento en que la factura pasa a ser legalmente válida.
La misma factura en cuatro países
| Alemania | Bélgica | Italia | EAU (desde 2027) | |
|---|---|---|---|---|
| Modelo | Control posterior | Red | Autorización previa | Cinco esquinas |
| Formato | XRechnung o ZUGFeRD | Peppol BIS (UBL) | FatturaPA | PINT AE (UBL) |
| Recorrido | Del vendedor al comprador, directamente | Por dos puntos de acceso | Por la plataforma pública | Por dos proveedores, con datos a la administración |
| Válida cuando | Se emite en el formato correcto | Se emite y entrega por la red | La plataforma la acepta | Se intercambia por proveedores acreditados |
| La administración la ve | Solo en una inspección | Desde 2028, por el reporte | Al instante | Al instante, como dato fiscal |
| Si falla | El comprador puede rechazarla | No se entrega: no es factura | Rechazada; reenviar en cinco días | La rechaza el proveedor |
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Facturación
El sistema del vendedor crea la factura y la convierte al formato nacional.
Envío
Se envía a la plataforma pública, que revisa el formato y el contenido.
Validación
Si la acepta, la plataforma la registra y devuelve un identificador o acuse; si no, la rechaza.
Entrega
La plataforma la pone a disposición del comprador, cuyo sistema la importa.
Estado
Se registran y devuelven la aceptación o el rechazo del comprador y, a veces, el pago.
La misma factura, paso a paso, en un país con autorización previa.
Las excepciones que se llevan el tiempo
| Situación | Lo que suele haber que hacer |
|---|---|
| Factura rechazada | Corregir el dato en origen y reenviar, a menudo dentro de un plazo legal |
| Precio o cantidad erróneos | Una rectificativa, también electrónica, que referencie la original |
| Plataforma caída | Un procedimiento de contingencia y el envío cuando vuelva |
| Comprador no localizado | Revisar su identificador en la red y acordar una vía alternativa |
Lo que no cambia en ningún sitio
El impuesto (210 € de IVA sobre una mesa de 1.000 €) no cambia con el modelo. La factura electrónica cambia cómo viaja la factura y quién la ve, no cuánto impuesto se debe. El esfuerzo está en los datos, la conexión y la gestión de las excepciones.
La Recepción, y el Reporte Electrónico
La mitad de cada mandato. La mayoría de proyectos empiezan por el envío, pero todo mandato cambia también cómo llegan las facturas, y en varios países el comprador tiene sus propias obligaciones y plazos. La recepción es de donde sale casi todo el trabajo imprevisto, y muchos segundos proyectos.
Obligaciones del lado del comprador
| Obligación | Ejemplo |
|---|---|
| Poder recibir | Bélgica sanciona no tener medios para recibir; Alemania exige a todas las empresas aceptar facturas electrónicas |
| Aceptar o rechazar en un plazo | Los ocho días de Chile; la ventana de la plataforma serbia; las facturas de crédito pyme en Argentina |
| Reportar lo recibido | La fiscalización del receptor en Croacia; el doble reporte de Bélgica desde 2028 |
| Deducir solo lo autorizado | La sanción del 15% en Rumanía por facturas fuera del sistema, también para el comprador |
| Reportar el pago | Croacia, cada mes; el mandato B2B de España cuando entre en vigor |
Factura electrónica, reporte electrónico y SAF-T son cosas distintas
| Factura electrónica | Reporte electrónico | SAF-T | |
|---|---|---|---|
| Qué se mueve | La factura en sí | Datos sobre las operaciones | Un extracto de la contabilidad |
| A quién | Al cliente (y quizá al Estado) | Solo al Estado | Solo al Estado |
| Cuándo | Al emitirla | Casi en tiempo real o periódicamente | Periódicamente o a petición |
| Uso típico | Ventas B2B y B2G | B2C, transfronterizo, pagos | Inspección y conciliación |
| Ejemplo | KSeF en Polonia | El e-reporting francés | El D406 rumano |
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La lista del comprador
- ¿Estamos registrados y localizables en cada plataforma o red que deben usar nuestros proveedores?
- ¿Las facturas recibidas llegan a cuentas a pagar como datos, cruzadas con pedidos y recepciones, sin teclear?
- ¿Quién acepta o rechaza, y se hace dentro del plazo legal?
- ¿Deducimos IVA solo de facturas electrónicas válidas, y reclamamos a los proveedores que aún envían PDF?
El archivo: la parte que todos olvidan
- El fichero estructurado es el original; una impresión o un PDF es solo una copia.
- Hay que conservarlo sin cambios, legible y localizable durante el plazo legal.
- Los plazos varían por país, normalmente entre cinco y diez años.
- Algunas plataformas guardan una copia, pero rara vez eliminan la obligación de guardar la tuya.
Adónde lleva todo: la declaración prerrellenada
Cuando la administración tiene cada factura, puede preparar ella misma la declaración de IVA, como ya hacen de distintas formas Serbia, Rumanía, Italia, Portugal y Argentina. El papel de la empresa pasa de preparar la declaración a conciliarla con la versión de la administración, y cada hueco en los datos de las facturas se convierte en una diferencia que explicar.
El Mundo, País por País
Una foto a septiembre de 2026, simplificada. Las posiciones cambian a menudo: confírmalas antes de decidir.
Situación por país
| País | Modelo | Situación |
|---|---|---|
| Italia | Autorización previa | Todas las facturas B2B por el SdI desde 2019 |
| Polonia | Autorización previa | KSeF obligatorio desde 2026; sin multas antes del 1 de enero de 2028 |
| Rumanía | Autorización previa | RO e-Factura para el B2B desde 2024 |
| Croacia | Intercambio + fiscalización | Obligatoria desde enero de 2026; se reportan los pagos |
| Serbia | Plataforma pública | SEF para el B2B desde 2023; IVA prerrellenado desde 2027 |
| Bélgica | Red | Peppol obligatorio desde 2026; e-reporting desde 2028 |
| Francia | Cinco esquinas | En vigor desde septiembre de 2026, a través de plataformas aprobadas |
| Alemania | Control posterior | Recepción desde 2025; emisión por fases en 2027–28 |
| España | Plataformas + copia pública | Ley B2B en vigor; calendario de la AEAT desde el 1 de octubre de 2027, orden ministerial pendiente |
| Portugal | Reporte | Software certificado y reporte mensual; firma del PDF desde 2027 |
| Turquía | Autorización previa | Consolidado, a través de la administración tributaria o de integradores |
| Arabia Saudí | Autorización previa | La ola 25 completa el despliegue en febrero de 2027 |
| EAU | Cinco esquinas | Grandes contribuyentes desde enero de 2027 |
| India | Registro | IRN obligatorio por encima de un umbral de facturación; límite de 30 días |
| Brasil | Autorización previa | Documentos rediseñados por la reforma fiscal 2026–2033 |
| Chile, Argentina, México | Autorización previa | Pioneros; maduros, y todavía cambiando |
| Estados Unidos | — | Sin mandato; solo una red voluntaria |
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Francia
Emiten las grandes y medianas empresas.
Alemania y EAU
Emisión para las empresas más grandes en Alemania; arranque en los EAU.
Francia
Emiten todas las empresas.
Alemania y Bélgica
Emiten todas las empresas alemanas; e-reporting en Bélgica.
UE
Reporte transfronterizo con ViDA.
Tres patrones en el mapa
- Europa ha dado la vuelta: de un mandato en 2019 a casi todas las grandes economías comprometidas antes de acabar la década.
- La recepción va primero: Alemania y Francia exigieron recibir antes que emitir.
- Los regímenes maduros siguen cambiando: Italia, Chile y Argentina reescribieron parte de sus reglas en 2025–26.
Para una multinacional, la clave es el orden
Un grupo presente en diez países afronta diez calendarios, formatos y proveedores. Lo que funciona es un solo diseño (un marco, una consola, un estándar de datos) desplegado país a país en el orden que marcan los plazos, en lugar de diez proyectos separados.
La Factura Electrónica Dentro de SAP
En SAP, la factura electrónica la gestiona SAP Document and Reporting Compliance. Su marco de documentos electrónicos se sitúa entre el documento de facturación o de compras y el exterior: decide qué documentos se convierten en facturas electrónicas, construye el fichero, lo envía y devuelve la respuesta al documento donde trabaja la gente.
Dónde vive cada concepto
| Concepto | Dónde vive en SAP |
|---|---|
| Qué facturas entran | Reglas de determinación por país, sociedad, cliente y tipo de documento |
| El fichero | Mapeos que rellenan el formato del país con datos de facturación y maestros |
| La conexión | Una capa de integración, a menudo la integración en la nube de SAP, hacia la plataforma, la red o el proveedor |
| Los estados | Devueltos al documento electrónico y visibles en una sola consola |
| Las excepciones | Rechazos y errores gestionados en la misma consola, con acciones definidas |
| La recepción | Facturas recibidas importadas, cruzadas y contabilizadas en compras |
| Los ficheros periódicos | La parte de reporte legal del mismo marco, para declaraciones y SAF-T |
Notas de plataforma
- El marco de documentos electrónicos existe en SAP S/4HANA y en el SAP ERP clásico.
- El reporte legal periódico requiere S/4HANA o la edición cloud.
- El contenido de cada país llega con notas de SAP y paquetes de soporte.
- Confirma siempre la disponibilidad para tu versión exacta.
Alcance
Países, entidades, tipos de documento, volúmenes y cada sistema que factura.
Datos
NIF, unidades, códigos y motivos de exención revisados en los maestros.
Construcción
Notas de SAP, configuración de DRC, mapeos y conexión con la plataforma o el proveedor.
Pruebas
Con el entorno de pruebas de la administración y clientes reales, rechazos incluidos.
Operación
Un responsable de la consola, una rutina diaria y vigilancia de los cambios legales.
Un proyecto típico, en cinco pasos.
Cuatro preguntas que revelan la salud de una configuración
- ¿Cuántas facturas emitimos el mes pasado, y cuántas llegaron a un estado final?
- ¿Quién mira los rechazos, y con qué rapidez?
- ¿Cómo llegan las facturas de proveedores a cuentas a pagar: como datos o tecleadas?
- ¿Qué sistemas además de SAP emiten facturas, y están cubiertos?
El error más común
Tratar el arranque como la meta. La mayoría de los problemas aparecen el primer mes: facturas atascadas en un estado intermedio, rechazos que nadie ve y proveedores que siguen enviando PDF. Planifica el modelo de operación antes de construir.
Las Palabras que Más Oirás
Glosario
| Término | Significado |
|---|---|
| Punto de acceso | Un proveedor certificado que conecta a una empresa con una red como Peppol |
| Autorización previa (clearance) | La validación de la administración antes de que la factura sea válida |
| CIUS | La especialización de un país sobre la norma europea |
| CTC | Controles continuos de las transacciones: la familia de modelos en tiempo real |
| Reporte electrónico (e-reporting) | Enviar datos de operaciones al Estado, sin intercambiar la factura |
| EN 16931 | La norma europea del contenido de la factura electrónica |
| Peppol | Una red internacional y un conjunto de especificaciones para intercambiar documentos electrónicos |
| Rechazo | Una factura rechazada por una plataforma o un comprador: a menudo, legalmente, no emitida |
| Estado | La fase de la factura electrónica: enviada, entregada, aceptada, rechazada, pagada |
| UBL / CII | Las dos principales sintaxis XML de la factura electrónica |
| ViDA | «IVA en la era digital»: la reforma de la UE que trae el reporte digital desde 2030 |
Cinco ideas para recordar
- Una factura electrónica son datos, no un PDF.
- El modelo decide dónde se sitúa la administración: fuera, en medio o al lado del intercambio.
- El formato es fácil; los datos son lo difícil.
- Recibir es la mitad de cada mandato.
- El destino es el mismo en todas partes: cada factura visible para el Estado, y declaraciones construidas con esos datos.
Cómo Ayuda 30 Advisory
Llevamos la factura electrónica de cada país desde el análisis hasta la operación diaria en SAP.
Preparación
Alcance, datos y conexión, evaluados país por país.
Implantación
SAP DRC configurado para emitir, recibir y gestionar excepciones.
Operación
Estados vigilados y cambios legales aplicados según llegan.
Fuentes consultadas el 28 de septiembre de 2026: vatcalc y la Comisión Europea sobre ViDA y la revisión de la EN 16931; los análisis de país de 30 Advisory (septiembre de 2026) y las fuentes citadas en ellos. Actualizado el 1 de octubre de 2026 con las últimas fechas de Polonia y España recogidas en nuestro rastreador. Todos los ejemplos son ilustrativos.
Preparado por 30 Advisory. Documento educativo; no constituye asesoramiento fiscal, legal ni contable. Las posiciones de cada país están simplificadas y cambian a menudo. Confirma el tratamiento de cualquier caso real con un asesor cualificado.